Категорії витрат

Облік витрат є обов'язковою частиною ведення фінансової документації та звітності у клініці. Для цього в Cliniccards створено модуль Витрати, який дозволяє легко керувати взаєморозрахунками з постачальниками, відстежувати оплату рахунків, а також видачу заробітної плати спеціалістам клініки.

Для того, щоб налаштувати облік витрат, потрібно виконати наступні дії:

1. Створіть категорії витрат.

Для початку роботи з даним функціоналом створіть категорії та підкатегорії витрат у розділі Налаштування → Інше → Категорії витрат.

• Категорія витрат – це група витрат, що взаємопов'язані між собою (напр. Комунальні послуги, Маркетинг, Матеріали і т.д.).
• Підкатегорія витрат – назва статті витрат (напр. Оренда приміщення, Електроенергія, Вода, SMM і т.д.).

Системні категорії витрат

У Cliniccards є дві системні категорії витрат – Заробітна плата та Податки. Ці категорії використовуються для автоматичного обліку зарплат співробітників і податкових платежів.

Архівування та видалення категорій

Категорію чи підкатегорію можна архівувати або видалити. Ми рекомендуємо саме архівування, тому що це імітація видалення з можливістю повернути категорію/підкатегорію в активний статус.

Як архівувати/видалити:

• Відкрийте розділ Налаштування → Інше → Категорії витрат;
• Знайдіть потрібну категорію або підкатегорію;
• Натисніть кнопку Архівувати або Х щоб видалити;
• В першому випадку, категорія стане напівпрозорою, в другому – назавжди зникне зі списку.

Як розархівувати:

• У розділі Категорії витрат перейдіть знайдіть потрібну категорію;
• Натисніть кнопку Розархівувати;
• Категорія повернеться в активний стан.

Важливо: архівовані категорії не відображаються при створенні нових витрат, але старі витрати з ними залишаються у звітах. Якщо категорія архівована – не можна створити нову з такою ж назвою (спочатку потрібно або розархівувати стару, або видалити її).

Права доступу

Доступ до витрат для співробітників регулюється правом Працює з витратами в розділі Налаштування → Права доступу. Це право доступу дозволить спеціалісту створювати та редагувати категорії витрат, вести облік витрат у клініці та переглядати звітність щодо витрат.

Крім того, для співробітників, яким потрібно бачити історію та баланс взаєморозрахунків з кожним постачальником, а також оплачувати рахунки постачальників, необхідно надати право доступу Працює з контрагентами в розділі Каси → Налаштування → Права доступу. Найчастіше таке право доступу встановлюється для старших адміністраторів та керівництва клініки.

2. Додайте та налаштуйте каси клініки.

Витрати клініки є частиною функціоналу розділу Каси. Модуль Каси також є обов'язковим для роботи з фінансами згідно з касовою дисципліною. Тобто, всі витрати клініки є витратними операціями і зменшують баланс обраної каси на відповідну суму.

Тому слід додати каси, які використовуються в клініці, розподіливши їх при цьому за типами платежів, валютами та юридичними особами клініки (напр. каса Ресепшн, Сейф, Розрахунковий рахунок ТОВ “Стоматологія”, Розрахунковий рахунок ФОП Іваненко І.І. тощо.).

Додати юридичні особи клініки можна в розділі Налаштування → Інше → Компанії клініки для ведення пацієнтів.

Потім налаштуйте права доступу до кас клініки (загальні та права доступу по кожній касі індивідуально) відповідно до внутрішнього регламенту та посадових обов'язків співробітників клініки у розділі Каси → Налаштування → Права доступу.

3. Додайте список постачальників (контрагенти). 

Оскільки витрати клініки також групуються за контрагентами, необхідно додати кожного постачальника товарів та послуг у розділі налаштувань Каси → Контрагенти. 

Якщо у вас немає доступу до розділу Контрагенти, зверніться до власника клініки.

4. Працюйте з витратами.

Після завершення перерахованих вище налаштувань вносити витрати можна в розділі Звіти → Витрати або Каси → Витрати.

Як і всі таблиці звітів у Cliniccards, таблиця витрат фільтрується за кожним із параметрів: категорія витрат, підкатегорія витрат, вид платежу, дата або період, коментар та спеціаліст за яким можна закріпити дані витрати.

Дані про витрати клініки відображаються у загальному звіті за період у розділі Звіти → Звіт клініки, а також узагальнена динаміка по витратах прослідковується в Звіти → Прибутки та збитки.