Учет затрат является обязательной частью ведения финансовой документации и отчетности в клинике. Для этого в Cliniccards создан модуль Затраты, который позволяет удобно управлять взаиморасчетами с поставщиками, отслеживать оплату счетов, а также выдачу заработной платы специалистам клиники.
Чтобы настроить учет затрат, выполните следующие действия:
1. Создайте категории затрат
Для начала работы с этим функционалом создайте категории и подкатегории затрат в разделе Настройки → Другое → Категории затрат.
Системные категории затрат
В Cliniccards есть две системные категории затрат: Заработная плата и Налоги. Эти категории используются для автоматического учета зарплат сотрудников и налоговых платежей.
Важно: системные категории Заработная плата и Налоги невозможно переименовать, удалить или архивировать. Эти названия всегда остаются неизменными для корректной работы системы. Вы не можете создать собственные подкатегории с такими же названиями. Но можете использовать вариации названий, например Заработная плата 2, Налоги ФОП, Налоги филиал.
Архивирование и удаление категорий
Категорию или подкатегорию можно архивировать или удалить. Мы рекомендуем именно архивирование, потому что оно имитирует удаление, но позволяет вернуть категорию или подкатегорию в активный статус.
Как архивировать или удалить категорию
Как разархивировать категорию
Важно: архивированные категории не отображаются при создании новых затрат, но старые затраты с ними остаются в отчетах.
Если категория архивирована, нельзя создать новую категорию с таким же названием. Сначала нужно либо разархивировать старую категорию, либо удалить ее.
Права доступа
Доступ сотрудников к расходам регулируется правом Работает с расходами в разделе Настройки → Права доступа.
Это право доступа позволяет специалисту создавать и редактировать категории затрат, вести учет затрат в клинике и просматривать отчетность по расходам.
Кроме того, сотрудникам, которым нужно видеть историю и баланс взаиморасчетов с каждым поставщиком, а также оплачивать счета поставщиков, необходимо предоставить право доступа Работает с контрагентами в разделе Кассы → Настройки → Права доступа.
Чаще всего такое право доступа устанавливается для старших администраторов и руководства клиники.
2. Добавьте и настройте кассы клиники
Затраты клиники являются частью функционала раздела Кассы. Модуль Кассы также является обязательным для работы с финансами согласно кассовой дисциплине.
То есть все Затраты клиники являются расходными операциями и уменьшают баланс выбранной кассы на соответствующую сумму.
Поэтому следует добавить кассы, которые используются в клинике, распределив их по типам платежей, валютам и юридическим лицам клиники. Например: касса Ресепшн, Сейф, Расчетный счет ООО «Стоматология», Расчетный счет ФОП Иваненко И. И. и т. д.
Добавить юридические лица клиники можно в разделе Настройки → Другое → Компании клиники для ведения пациентов.
Затем настройте права доступа к кассам клиники, общие и по каждой кассе индивидуально, в соответствии с внутренним регламентом и должностными обязанностями сотрудников клиники в разделе Кассы → Настройки → Права доступа.
3. Добавьте список поставщиков
Поскольку Затраты клиники также группируются по контрагентам, необходимо добавить каждого поставщика товаров и услуг в разделе настроек Кассы → Контрагенты.
Если у вас нет доступа к разделу Контрагенты, обратитесь к владельцу клиники.
4. Работайте с расходами
После завершения перечисленных выше настроек вносить Затраты можно в разделе Отчеты → Затраты или Кассы → Затраты.
Как и все таблицы отчетов в Cliniccards, таблица затрат фильтруется по каждому из параметров: категория затрат, подкатегория затрат, вид платежа, дата или период, комментарий и специалист, за которым можно закрепить данные Затраты.
Данные о расходах клиники отображаются в общем отчете за период в разделе Отчеты → Отчет клиники, а обобщенную динамику по расходам можно отслеживать в Отчеты → Прибыли и убытки.
