Учет расходов является обязательной частью ведения финансовой документации и отчетности в клинике. Для этого в Cliniccards создан модуль Затраты, который позволяет легко управлять взаиморасчетами с поставщиками, отслеживать оплату счетов, а также выдачу заработной платы специалистам клиники.
Для того чтобы настроить учет затрат нужно выполнить следующие действия:
1. Создайте категорий расходов
Для начала работы с данным функционалом создайте категории и подкатегории расходов в разделе Настройки → Другое → Категории расходов.
Доступ к внесению расходов для сотрудников регулируется правом доступа Работает с затратами в разделе Настройки → Права доступа. Данное право доступа позволит специалисту создавать и редактировать категории расходов, вести учет расходов в клинике и просматривать отчетность по расходам.
Кроме того, для сотрудников, которым требуется видеть историю и баланс взаиморасчетов с каждым поставщиком, а также оплачивать счета поставщиков, необходимо предоставить право доступа Контрагенты в разделе Кассы → Настройки → Права доступа. Чаще всего такое право доступа устанавливается для старших администраторов и руководства клиники.
2. Добавьте и настройте кассы клиники
Расходы клиники являются частью функционала раздела Кассы. Модуль Кассы также обязателен для работы с финансами согласно кассовой дисциплине.. Это значит, что все расходы клиники являются расходными операциями, и в свою очередь уменьшают баланс выбранной кассы на соответствующую сумму.
По этому добавьте кассы которые используются в клинике, распределив их при этом по типам платежей, валюты и юридическим лицам клиники (напр. касса Ресепшн, Сейф, Расчетный счет ТОВ “Стоматология”, Расчетный счет ФОП Иваненко И.И. и т.д.).
Добавить юридические лица клиники можно в разделе Настройки → Другое → Компании клиники для ведения пациентов.
Затем настройте права доступа к кассам клиники (общие и права доступа по каждой кассе индивидуально) в соответствии с внутренним регламентом и должностными обязанностями сотрудников клиники в разделе Кассы → Настройки касс → Права доступа.
3. Добавьте перечень поставщиков (контрагенты).
Поскольку расходы клиники также группируются по контрагентам то необходимо добавить их в разделе настроек Кассы → Контрагенты. В случае, если у вас нет доступа к разделу Контрагенты – запросите доступ у владельца клиники.
4. Работайте с Затратами клиники.
По завершению перечисленных выше настроек вносить затраты можно в разделе Отчеты → Расходы или Кассы → Расходы.
Как и все таблицы отчетов в Cliniccards, таблица расходов фильтруется по каждому из параметров: категория расходов, подкатегория расходов, вид платежа, дата или период, комментарий и специалист за которым можно закрепить данных расход.
Также данные про расходы клиники отображаются в общем отчете за период в разделе Отчеты → Отчет клиники.
