Задачи

Задачи в Cliniccards – это система управления задачами, которая работает по принципу канбан-досок.

В свою очередь, канбан-доска – это визуальный способ организовать работу: все задачи отображаются в виде карточек, которые перемещаются между колонками-статусами (например, «Новые», «В процессе», «Готово»). Такой подход позволяет с одного взгляда понять, что делается сейчас, что уже выполнено и что требует внимания.

Модуль Задачи позволяет планировать, распределять и контролировать все рабочие процессы в клинике или лаборатории.

Основные преимущества:

• Визуальное отслеживание прогресса задач
• Распределение ответственности между сотрудниками
• Контроль дедлайнов и сроков выполнения
• Централизованная коммуникация по каждой задаче
• Архивирование и анализ выполненной работы

Основные элементы модуля:

• Доски – рабочие пространства для различных направлений деятельности
• Статусы (колонки) – этапы выполнения задач
• Задачи – конкретные задачи с деталями и файлами
• Метки – теги для категоризации и фильтрации

Как активировать Задачи

Чтобы начать работу с Задачами, модуль нужно активировать в настройках клиники.

1. Перейдите в раздел Настройки → Другое → Настройки клиники
2. Включите опцию Использовать Задачи

Активировать Задачи может только владелец клиники или суперадминистратор.

После активации модуль становится доступным для настройки команд, досок и прав доступа.

Создание и настройка досок

Как создать доску

1. Перейдите в модуль Задачи
2. В правом верхнем углу нажмите Добавить доску
3. В новом окне заполните основные параметры:
• Название доски.
• Ответственный – руководитель доски (по желанию).
• Переключатель Активная – возможность сделать доску неактивной.

Редактирование доски

После создания доски вы можете:

• Изменить название и описание
• Назначить другого ответственного
• Настроить права доступа
• Добавить или изменить метки
• Архивировать неактуальные доски

Тестовые доски при активации Задачника

Обратите внимание, что при активации модуля Задачи автоматически создаются две доски:

• Административные задачи
• Коммуникация с пациентами

Эти доски являются тестовыми, как и все задачи и комментарии в них. Они созданы для демонстрации того, как может выглядеть работа с Задачами в реальной клинике.

Тестовые доски можно:

• редактировать;
• наполнять собственными задачами;
• или полностью удалять.

Настройка статусов

Что такое статусы

Статусы – это колонки на канбан-доске, которые отображают этапы выполнения задач. Задачи перемещаются между статусами в зависимости от прогресса.

Настройка статусов:

1. Нажмите кнопку Настройки в верхнем правом углу, чтобы перейти в настройки доски
2. Выберите раздел Статусы и добавьте необходимые статусы
3. Установите цветовую кодировку
4. Отсортируйте колонки в логическом порядке

Просмотр и навигация

Есть три режима просмотра досок:

1. Канбан – классический вид с колонками (основной режим)
2. Список – табличный вид всех задач
3. Диаграмма Ганта – timeline проектов (готовится к выпуску)

Для переключения между режимами используйте кнопки, расположенные в правом углу над колонками.

Создание и управление задачами

Чтобы создать задачу

1. Нажмите кнопку создания задачи в правом верхнем углу.
2. Введите название задачи.
3. Внесите необходимые параметры.

Каждая задача содержит следующие основные поля:

• Автор – кто создал задачу (заполняется автоматически)
• Ответственный – кто будет выполнять задачу
• Приоритет – низкий, средний, высокий
• Метки – теги для категоризации
• Пациент – привязка к конкретному пациенту (при необходимости)

При создании задачи можно сразу присвоить любой статус в поле «Статус задачи». То есть новая задача может быть создана на любом этапе рабочего процесса. 

При постановке задачи или позже можно указать Сроки выполнения:

1. Без срока – задача без жестких дедлайнов
2. Дедлайн – конкретная дата и время завершения
3. Период – дата начала и дата окончания работы

Или воспользоваться опцией Быстрого планирования:

• «завтра» – дедлайн на следующий день
• «послезавтра» – дедлайн через день
• «через месяц» – дедлайн через 30 дней
• Или укажите конкретную дату и время

Описание задачи

• В поле описания можно загружать и сохранять всю важную информацию о задаче, например:
• Форматирование текста
• Создание списков
• Чек-листы – списки с подзадачами, которые можно отмечать
• Добавление гиперссылок
• Загрузка файлов (фото, документы, аудио)
• Упоминание коллег через @ (отправляется уведомление)
• Запись аудиосообщений с возможностью транскрипции в текст

Перемещение задач

Перетаскивайте задачи между колонками, зажав их левой кнопкой мыши. Статус автоматически обновляется в соответствии с новой позицией. При перемещении в последнюю колонку задача автоматически помечается как завершенная.

Работа с чек-листами и подзадачами

Создание чек-листов

Чтобы добавить чек-лист к задаче, выполните следующие действия:

1. В описании задачи нажмите кнопку списка.
2. Введите пункты списка.
3. Сохраните задачу.
4. Отмечайте выполненные пункты галочками.

Отслеживание прогресса

Система автоматически регистрирует все действия с чек-листами и сохраняет следующую информацию:

• Кто и когда поставил галочку
• Кто снял отметку
• Время каждого изменения

Эти данные отображаются в Журнале редактирования.

Полезные советы:

• Разбивайте большие задачи на маленькие подзадачи
• Используйте чек-листы для стандартных процедур
• Регулярно просматривайте и обновляйте списки

Коммуникация и файлы

Комментарии в заданиях

Каждое задание имеет собственный чат для обсуждения деталей. В комментариях вы можете:

• Писать комментарии прямо в задании
• Упоминать коллег через @ для немедленного уведомления
• Ставить реакции на комментарии (лайки, эмодзи)
• Отвечать на конкретные сообщения
• Записывать, сохранять и транскрибировать голосовые сообщения

Уведомления

Система автоматически отправляет уведомления в следующих случаях:

• При упоминании через @
• При назначении ответственным
• При добавлении комментариев к вашим задачам
• При приближении дедлайна

Разделы для работы

Доски

Доски предназначены для работы в рамках конкретного проекта. Основные возможности:

• Канбан-вид с колонками статусов
• Перетаскивание задач между этапами
• Организация задач по направлениям работы

Мои задачи

В этом разделе отображаются все задачи, где вы назначены ответственным. Особенности раздела:

• Задачи могут быть из разных досок
• Сортировка по приоритету и срокам
• Удобный обзор персональной нагрузки

Все задачи

Общий обзор для руководителей со следующими возможностями:

• Все задачи клиники в одном месте
• Расширенные возможности фильтрации
• Аналитика по всем проектам

Фильтры и поиск

Система фильтрации

Находите нужные задачи по различным критериям:

1. По специалистам – ответственный (кто выполняет задачу) и автор (кто создал задачу);
2. По статусу – Новые, в процессе, завершенные и т. д. Можно выбрать несколько статусов одновременно;
3. По срокам – дата начала, дата завершения, просроченные задачи;
4. По категориям – метки, пациент, приоритет;
5. Текстовый поиск – по названию задачи и по тексту в описании и комментариях.

Сохранение фильтров

Работа с фильтрами организована следующим образом:

• Настроенные фильтры сохраняются автоматически.
• Быстрая сброс всех фильтров одним кликом.
• Комбинирование различных типов фильтров.

Результаты можно сортировать по приоритету (от высокого к низкому), дате создания и дате начала/завершения.

Метки и категоризация

Что такое метки

Метки (теги) – это категории для организации задач. Они помогают быстро находить похожие задачи и анализировать рабочие процессы.

Настройка меток

Чтобы создать метки для вашей клиники, выполните следующие шаги:

1. Зайдите в Общие настройки задач
2. Выберите раздел Метки
3. Создайте новые метки с названиями
4. Назначьте цвета для визуального различения
5. Сохраните настройки

Использование меток

Метки позволяют эффективно организовать работу:

• Назначайте несколько меток одной задаче
• Фильтруйте задачи по меткам
• Анализируйте нагрузку по категориям
• Создавайте отчеты по направлениям работы

Уведомления Задач

В верхней панели Cliniccards, справа вверху, находится иконка уведомлений Задач. Она показывает все уведомления, связанные с задачами: назначение ответственных, упоминания в комментариях, новые комментарии и другие действия в задачах.

При нажатии на конкретное уведомление:

• система откроет соответствующую задачу;
• если задача принадлежит другой клинике, пользователь будет автоматически переключен в эту клинику.

Это позволяет не пропускать важные действия в задачах и быстро переходить между клиниками без ручного переключения.

Часто задаваемые вопросы и решения

Q: Сколько досок стоит создавать? Начните с 2-3 досок по основным направлениям работы. Добавляйте новые по мере необходимости.

Q: Как организовать работу между клиникой и лабораторией? Создайте отдельные доски для каждого подразделения с собственными статусами и процессами.

Q: Можно ли менять автора задачи? Нет, автор остается неизменным. Ответственного можно менять в любое время.

Q: Что происходит с просроченными задачами? Они подсвечиваются в интерфейсе. Система не блокирует работу, но показывает просрочку.

Q: Сохраняется ли история изменений? Да, все действия логируются в Журнале редактирований.

Задачи в Cliniccards – это мощный инструмент для организации всех рабочих процессов. Начните с простых досок и постепенно адаптируйте систему под нужды вашей клиники или лаборатории. Регулярное использование задачника поможет ничего не забыть и держать все процессы под контролем.