Модуль Каси відображає актуальну інформацію про наявність коштів на рахунках та в касі клініки на момент перегляду. У Cliniccards модуль Каси працює автоматично та відображає будь-які дії у системі, пов'язані з виконанням фінансових операцій. Тому робота з цим модулем є обов'язковою.
У цьому розділі довідки наведено інструкції щодо роботи з модулем Каси.
А як налаштувати роботу цього модуля, можна дізнатись у розділі довідки Каси.
За допомогою модулю Каси в клініці проводяться такі операції з фінансами:
Переміщення коштів між касами;
Обмін валют;
Внесення надходжень коштів та витрати;
Вилучення коштів з каси, тобто інкасація.
Усі операції з касами поділяються на три види:
Прибуткові операції;
Витратні операції;
Прибутково-витратні операції.
Кожен із видів операцій у свою чергу ділиться на кілька підвидів, залежно від дій, що здійснюються в Cliniccards.
Прибуткові операції – це будь-які надходження грошей до каси. Цей вид операцій збільшує баланс каси на суму надходження. До прибуткових операцій відносяться: платежі пацієнтів, внесення коштів у касу, повернення коштів від постачальника.
Витратні операції – це витрати грошей із каси, що у свою чергу зменшує баланс каси на відповідну суму. Витратами є: інкасація коштів із каси, повернення грошей пацієнтові, витрати клініки, видача заробітної плати та сплата податків.
Витратно-прибуткові операції - це операції, за яких гроші вилучаються з однієї каси і одразу вносяться в іншу. До такого виду операцій належать переміщення коштів між касами та обміни валют усередині клініки.
Прибуткові операції – це будь-яке надходження грошей до каси. Цей вид операцій підвищує баланс каси у сумі надходження. До прибуткових операцій відносяться платежі пацієнтів, внесення коштів до каси, інші доходи клініки та повернення коштів від постачальника.
Усі платежі пацієнтів автоматично реєструються системою, як прибуткові операції та відображаються у касах у категорії Надходження. Прийняти платіж пацієнта в системі Cliniccards спеціаліст може через кнопку Прийняти платіж у розділі Фінанси картки пацієнта або мініатюрі картки пацієнта в Розкладі клініки. Прийняття платежів пацієнтів збільшує фінансовий баланс пацієнта на відповідну суму. Таким чином, платіж або покриває раніше сформований у картці пацієнта борг, або формує аванс, який буде списаний (частково або повністю) при створенні наступного акта виконаних робіт.
Більш детально про те, як працювати з фінансами пацієнтів можна дізнатися за посиланням.
Внесення коштів у касу – це службова операція, яка виконується, як правило, при внесенні розмінних грошей до каси.
Операція Внесення коштів у касу проводится на головній сторінці модуля Каси. Щоб виконати цю операцію, натисніть кнопку Внесення + на панелі інструментів тієї каси, на баланс якої необхідно внести кошти. У вікні вкажіть потрібну суму внесення, дату і при необхідності залиште коментар.
Ця операція також відображається як прибуткова. Для цієї операції відкрийте профіль потрібного контрагента на сторінці Каси → Контрагенти → кнопка Профіль контрагента. Потім на сторінці натисніть кнопку Повернення грошей.
У новому вікні Повернення платежу від контрагента заповніть усі потрібні поля та збережіть:
Операція Повернення платежу від контрагента забирає зазначену суму платежу від загального балансу контрагента (формуючи у контрагента борг) і вносить цю суму у обрану касу як надходження.
Доходом є надходження інших оплат, які не є платежами пацієнтів, до каси клініки. Наприклад. таким доходом може бути оренда кабінету позаштатним спеціалістом. Відображати надходження супутніх доходів до кас клініки ви можете на головній сторінці модуля Каси. Для виконання цієї операції натисніть кнопку Внесення + на панелі каси, в яку буде здійснено внесення коштів.
Потім у вікні в полі Операція вкажіть Дохід. У полі Сума внесіть суму доходу, дату та за потреби залиште коментар.
Витратні операції – це вилучення грошей із каси, що у свою чергу зменшує баланс каси на відповідну суму. Витратами є: інкасація коштів із каси, повернення грошей пацієнтові, витрати клініки та видача заробітної плати.
Для виконання цієї операції перейдіть на головну сторінку модуля Каси, потім натисніть кнопку Інкасація ( – ) на панелі потрібної каси.
У вікні вкажіть суму вилучення у відповідному полі, а також дату та коментар, за потреби. Після збереження баланс вибраної каси зменшиться на вказану суму.
Повернення грошей пацієнту також є видатковою операцією. Провести повернення коштів пацієнту можна у розділі Фінанси картки пацієнта, натиснувши відповідну кнопку Повернути гроші.
У вікні вкажіть суму повернення, дату проведення повернення, а також касу, з якої буде вилучено гроші для здійснення повернення.
Витрати клініки відображаються у модулі Каси як витратні операції. Завдяки внесенню витрат клініки до системи Cliniccards легко керувати взаєморозрахунками з постачальниками, відстежувати оплату рахунків, а також видачу заробітної плати спеціалістам клініки.
Внесення витрат клініки може здійснюватись через розділ Звіти → Витрати або через модуль Каси → Витрати.
Також додати витрату можна через кнопку Додати витрату, яка знаходиться на панелі вибраної каси на головній сторінці модуля Каси.
Видача заробітної плати спеціалістам клініки автоматично реєструється як витратна операція та відображається у розділі Каси → Витрати або в табелі нарахування заробітної плати, що знаходиться в розділі Звіти → Нарахування ЗП.
Більш детально про нарахування та видачу заробітної плати читайте у розділі довідки Заробітна плата.
Витратно-прибуткові операції – це операції, при яких гроші вилучаються з однієї каси і тут же вносяться в іншу. До такого виду операцій належать переміщення коштів між касами та обміни валют усередині клініки.
Переміщення коштів між касами – це важлива касова операція, яка дозволяє оперативно управляти фінансами, завдяки тому, що в системі відображається рух коштів у реальному часі всередині клініки. Дуже легко відстежувати та регулювати такі операції, як:
Функціонал розділу кас Курси обміну дозволяє переміщувати гроші між касами з різними валютами з урахуванням конвертації за заданим курсом валют. Наприклад, це зручно у разі коли потрібно суму у доларах перевести у гривні, після чого суму у гривнях направити до гривневої каси для оплати поточних витрат.
Фактично, операція обміну валют є переміщенням коштів між касами, оскільки для його виконання потрібно вилучити суму грошей з Каси 1 у Валюті 1 та перемістити відповідну суму за курсом обміну у Касу 2 у Валюті 2.
При виконанні операції Обмін для Касси 1 ця дія фіксується як витратна операція. А для Касси 2, у якому переміщуються гроші після конвертації за зазначеним курсом – це фіксується як прибуткова операція, тобто. баланс Каси 2 збільшується у сумі Валюти 2.
Внизу сторінки відображається загальний баланс клініки за вибраний період, а також баланс у валюті за поточним курсом.
