Задачі

Задачі в Cliniccards – це система управління завданнями, яка працює за принципом канбан-дошок. 

Канбан-дошка – це візуальний спосіб організувати роботу: усі завдання відображаються у вигляді карток, які переміщуються між колонками-статусами (напр. «Нові», «У процесі», «Готово»). Такий підхід дозволяє візуально зрозуміти, що робиться зараз, що вже виконано і що потребує уваги.

Модуль Задачі дозволяє планувати, розподіляти та контролювати всі робочі процеси в клініці або лабораторії.

Основні переваги:

• Візуальне відстеження прогресу завдань
• Розподіл відповідальності між співробітниками
• Контроль дедлайнів та термінів виконання
• Централізована комунікація по кожному завданню
• Архівування та аналіз виконаної роботи

Головні елементи модуля:

• Дошки – робочі простори для різних напрямків діяльності
• Статуси (колонки) – етапи виконання завдань
• Задачі – конкретні завдання з деталями та файлами
• Мітки – теги для категоризації та фільтрування

Як активувати Задачі

Щоб почати роботу із Задачами, модуль потрібно активувати в налаштуваннях клініки.

1. Перейдіть у розділ Налаштування → Інше → Налаштування клініки
2. Увімкніть опцію Використовувати Задачі

Активувати Задачі може лише власник клініки або суперадміністратор. 

Після активації модуль стає доступним для налаштування команд, дошок і прав доступу.

Створення та налаштування дошок

Як створити дошку

1. Перейдіть в модуль Задачі
2. В правому верхньому куті натисніть Додати дошку
3. У новому вікні заповніть основні параметри:
• Назва дошки.
• Відповідальний – керівник дошки (за бажанням).
• Перемикач Активна – можливість зробити дошку неактивною.

Редагування дошки

Після створення дошки ви можете:

• Змінити назву та опис
• Призначити іншого відповідального
• Налаштувати права доступу
• Додати або змінити мітки
• Архівувати неактуальні дошки

Тестові дошки при активації Задачника

Зверніть увагу, що при активації модуля Задачі автоматично створюються дві дошки:

• Адміністративні завдання
• Комунікація з пацієнтами

Ці дошки є тестовими, як і всі задачі та коментарі в них. Вони створені для демонстрації того, як може виглядати робота з Задачами у реальній клініці.

Тестові дошки можна:

• редагувати;
• наповнювати власними задачами;
• або повністю видаляти.

Налаштування статусів

Що таке статуси

Статуси – це колонки на канбан-дошці, які відображають етапи виконання завдань. Задачі переміщуються між статусами залежно від прогресу.

Налаштування статусів:

1. Натисніть кнопку Налаштування у верхньому правому куті, щоб перейти в налаштування дошки
2. Виберіть розділ Статуси та додайте необхідні статуси
3. Встановіть кольорове кодування
4. Відсортуйте колонки в логічному порядку

Перегляд та навігація

Є три режими перегляду дошок:

1. Канбан – класичний вигляд з колонками (основний режим)
2. Список – табличний вигляд всіх завдань
3. Діаграма Ганта – timeline проєктів (готується до випуску)

Для переключення між режимами, використовуйте кнопки, що знаходяться у правому куті, над колонками.

Створення та управління задачами

Щоб створити задачу

1. Натисніть кнопку створення задачі в правому верхньому куті.
2. Введіть назву завдання.
3. Внесіть потрібні параметри.

Кожна задача містить такі Основні поля:

• Автор – хто створив завдання (заповнюється автоматично)
• Відповідальний – хто виконуватиме завдання
• Пріоритет – низький, середній, високий
• Мітки – теги для категоризації
• Пацієнт – прив'язка до конкретного пацієнта (за потреби)

При створенні задачі можна одразу присвоїти будь-який статус в полі “Статус завдання”. Тобто нове завдання може бути створене на будь-якому етапі робочого процесу. 

При поставновці завдання або пізніше можна вказати Терміни виконання:

1. Без терміну – завдання без жорстких дедлайнів
2. Дедлайн – конкретна дата та час завершення
3. Період – дата початку та дата закінчення роботи

Або скористатись опцією Швидкого планування:

• "завтра" – дедлайн на наступний день
• "післязавтра" – дедлайн через день
• "через місяць" – дедлайн через 30 днів
• Або вкажіть конкретну дату та час

Опис завдання

У полі опису можна завантажувати та зберігати всю важливу інформацію про завдання, наприклад:

• Форматування тексту
• Створення списків
• Чек-листи – списки з підзадачами, які можна відмічати
• Додавання гіперпосилань
• Завантаження файлів (фото, документи, аудіо)
• Згадування колег через @ (надсилається сповіщення)
• Запис аудіо-повідомлень з можливістю транскрипції у текст

Переміщення задач

Перетягуйте завдання між колонками затиснувши їх лівою клавішею миші. Статус автоматично оновлюється відповідно до нової позиції. При переміщенні в останню колонку завдання автоматично позначається як завершене.

Робота з чек-листами та підзадачами

Створення чек-листів

Щоб додати чек-лист до завдання, виконайте наступні дії:

1. В описі завдання натисніть кнопку списку
2. Введіть пункти списку
3. Збережіть завдання
4. Відмічайте виконані пункти галочками

Відстеження прогресу

Система автоматично логує всі дії з чек-листами та зберігає наступну інформацію:

• Хто і коли поставив галочку
• Хто зняв відмітку
• Час кожної зміни

Ці дані відображаються в Журналі редагування.

Корисні поради:

• Розбивайте великі завдання на маленькі підзадачі
• Використовуйте чек-листи для стандартних процедур
• Регулярно переглядайте та оновлюйте списки

Комунікація та файли

Коментарі в завданнях

Кожне завдання має власний чат для обговорення деталей. У коментарях ви можете:

• Пишіть коментарі прямо в завданні
• Згадуйте колег через @ для негайного сповіщення
• Ставте реакції на коментарі (лайки, емодзі)
• Відповідайте на конкретні повідомлення
• Записуйте, зберігайте та транскрибуйте голосові повідомлення

Сповіщення

Система автоматично надсилає сповіщення в наступних випадках:

• При згадуванні через @
• При призначенні відповідальним
• При додаванні коментарів до ваших завдань
• При наближенні дедлайну

Розділи для роботи

Дошки

Дошки призначені для роботи в рамках конкретного проєкту. Основні можливості:

• Канбан-вигляд з колонками статусів
• Перетягування завдань між етапами
• Організація завдань за напрямками роботи

Мої задачі

У цьому розділі відображаються всі завдання, де ви призначені відповідальним. Особливості розділу:

• Завдання можуть бути з різних дошок
• Сортування за пріоритетом та термінами
• Зручний огляд персонального навантаження

Всі задачі

Загальний огляд для керівників з наступними можливостями:

• Всі завдання клініки в одному місці
• Розширені можливості фільтрування
• Аналітика по всіх проєктах

Задачі у вигляді календаря

У розділі Задачі можна переглядати задачі не тільки у вигляді дошки або списку, а й у вигляді календаря. Календар допомагає побачити навантаження команди за днями та швидко зрозуміти, які задачі потрібно виконати сьогодні, протягом певного періоду або до конкретної дати. Для того щоб відкрити календар:

1. Перейдіть у розділ Задачі.
2. Відкрийте потрібну дошку або розділ Усі задачі.
3. У правій верхній частині сторінки натисніть кнопку У вигляді календаря.

Календар можна переглядати у двох режимах:

• Тиждень
• Місяць

Якщо ви відкрили календар конкретної дошки, у верхній частині сторінки також доступна кнопка Додати задачу.

У розділі Усі задачі календар показує задачі з різних дощок. Тут задачі також відображаються за відповідальними співробітниками.

Як задачі потрапляють у календар

Відображення задачі залежить від того, який тип терміну ви обрали під час її створення або редагування. Доступно три варіанти:

1. Без терміну

Якщо для задачі не встановлено термін виконання, незавершена задача відображається в поточному дні. Якщо її не виконати, наступного дня вона буде відображатися вже в новому поточному дні. Таким чином, задачі без терміну залишаються видимими в календарі доти, доки їх не буде виконано.

2. Дедлайн

Дедлайн означає, що задача має бути виконана до вказаної дати, а не лише в сам день дедлайну.

Наприклад, якщо дедлайн встановлено на 31 серпня, задача буде відображатися в календарі кожного дня до 31 серпня включно. Якщо дедлайн протерміновано і задачу не виконано, вона продовжує показуватися кожного дня допоки не буде виконана.

Це дозволяє бачити задачу протягом усього часу, який залишився до її завершення. Про календар задачника.

3. Термін виконання

Цей варіант використовується, якщо задача має виконуватися в конкретний період. Вкажіть:

• Дату початку
• Дату завершення

За потреби для обох дат можна також встановити точний час виконання.

Задача буде відображатися у календарі протягом усього заданого періоду.

Якщо потрібно, щоб задача була прив’язана лише до одного конкретного дня, встановіть дату початку та дату завершення на цей день і задайте різний час початку та завершення.

Фільтри календаря

У календарному вигляді можна використовувати фільтри, щоб залишити лише потрібні задачі. Зокрема, можна фільтрувати за:

• датою початку;
• датою завершення;
• ключовими словами;
• відповідальним;
• автором;
• міткою;
• статусом;
• пацієнтом;
• терміном виконання;
• пріоритетом.

Також доступні окремі налаштування відображення, зокрема:

• Показувати статус – відображає поточний статус задачі на її картці в календарі.
• Показувати мітки – показує мітки, які додані до задачі.
• Показувати термін виконання – відображає інформацію про встановлений дедлайн або період виконання задачі.
• Показувати задачі без терміну – додає в календар задачі, для яких не встановлено дедлайн або термін виконання. Невиконані задачі без терміну відображаються в поточному дні та переходять у наступний день, доки їх не буде виконано.
• Приховати виконані задачі – прибирає з календаря задачі, які вже переведені у виконаний статус.

Це дозволяє налаштувати календар під свій сценарій роботи та не перевантажувати його зайвою інформацією.

Фільтри та пошук

Система фільтрування

Знаходьте потрібні завдання за різними критеріями:

1. За спеціалістами – відповідальний (хто виконує завдання) та автор (хто створив завдання);
2. За статусом – Нові, в процесі, завершені тощо. Можна вибрати кілька статусів одночасно;
3. За термінами – дата початку, дата завершення, прострочені завдання;
4. За категоріями – мітки, пацієнт, пріоритет;
5. Текстовий пошук – за назвою завдання та за текстом в описі та коментарях.

Збереження фільтрів

Робота з фільтрами організована наступним чином:

• Налаштовані фільтри зберігаються автоматично
• Швидке скидання всіх фільтрів одним кліком
• Комбінування різних типів фільтрів

Результати можна сортувати за пріоритетом (від високого до низького), датою створення та датою початку/завершення.

Мітки та категоризація

Що таке мітки

Мітки (теги) – це категорії для організації завдань. Вони допомагають швидко знаходити схожі завдання та аналізувати робочі процеси.

Налаштування міток

Щоб створити мітки для вашої клініки, виконайте наступні кроки:

1. Зайдіть в Загальні Налаштування Задач
2. Виберіть розділ Мітки
3. Створіть нові мітки з назвами
4. Призначте кольори для візуального розрізнення
5. Збережіть налаштування

Використання міток

Мітки дозволяють ефективно організувати роботу:

• Призначайте кілька міток одному завданню
• Фільтруйте завдання за мітками
• Аналізуйте навантаження за категоріями
• Створюйте звіти за напрямками роботи

Нотифікації Задач

У верхній панелі Cliniccards, справа вгорі, розміщена іконка нотифікацій Задач. Вона показує всі сповіщення, пов’язані із завданнями: призначення відповідальним, згадки в коментарях, нові коментарі та інші дії в задачах.

Важливо: тут відображаються нотифікації з усіх клінік, у яких користувач є учасником і де активований модуль Задачі. Тобто, якщо ви працюєте з кількома клініками – всі повідомлення з їхніх задач збираються в одному місці.

При натисканні на конкретну нотифікацію:

• система відкриє відповідне завдання;
• якщо завдання належить іншій клініці, користувача буде автоматично переключено в цю клініку.

Це дозволяє не пропускати важливі дії в задачах і швидко переходити між клініками без ручного перемикання.

Поширені питання та рішення

Q: Скільки дошок варто створювати? Почніть з 2-3 дошок за основними напрямками роботи. Додавайте нові по мірі необхідності.

Q: Як організувати роботу між клінікою та лабораторією? Створіть окремі дошки для кожного підрозділу з власними статусами та процесами.

Q: Чи можна змінювати автора завдання? Ні, автор залишається незмінним. Відповідального можна змінювати в будь-який час.

Q: Що відбувається з протермінованими завданнями? Вони підсвічуються в інтерфейсі. Система не блокує роботу, але показує протермінування.

Q: Чи зберігається історія змін? Так, всі дії логуються в Журналі редагувань.

Задачі в Cliniccards – це потужний інструмент для організації всіх робочих процесів. Почніть з простих дошок і поступово адаптуйте систему під потреби вашої клініки чи лабораторії. Регулярне використання задачника допоможе нічого не забути і тримати всі процеси під контролем.