Задачі

Задачі в Cliniccards – це система управління завданнями, яка працює за принципом канбан-дошок. 

В свою чергу Канбан-дошка – це візуальний спосіб організувати роботу: усі завдання відображаються у вигляді карток, які переміщуються між колонками-статусами (напр. «Нові», «У процесі», «Готово»). Такий підхід дозволяє в один погляд зрозуміти, що робиться зараз, що вже виконано і що потребує уваги.

Модуль Задачі дозволяє планувати, розподіляти та контролювати всі робочі процеси в клініці або лабораторії.

Основні переваги:

• Візуальне відстеження прогресу завдань
• Розподіл відповідальності між співробітниками
• Контроль дедлайнів та термінів виконання
• Централізована комунікація по кожному завданню
• Архівування та аналіз виконаної роботи

Головні елементи модулю:

• Дошки – робочі простори для різних напрямків діяльності
• Статуси (колонки) – етапи виконання завдань
• Задачі – конкретні завдання з деталями та файлами
• Мітки – теги для категоризації та фільтрування

Як активувати Задачі

Щоб почати роботу із Задачами, модуль потрібно активувати в налаштуваннях клініки.

1. Перейдіть у розділ Налаштування → Інше → Налаштування клініки
2. Увімкніть опцію Використовувати Задачі

Активувати Задачі може лише власник клініки або суперадміністратор. 

Після активації модуль стає доступним для налаштування команд, дошок і прав доступу.

Створення та налаштування дошок

Як створити дошку

1. Перейдіть в модуль Задачі
2. В правому верхньому куті натисніть Додати дошку
3. У новому вікні заповніть основні параметри:
• Назва дошки.
• Відповідальний – керівник дошки (за бажанням).
• Перемикач Активна – можливість зробити дошку неактивною.

Редагування дошки

Після створення дошки ви можете:

• Змінити назву та опис
• Призначити іншого відповідального
• Налаштувати права доступу
• Додати або змінити мітки
• Архівувати неактуальні дошки

Тестові дошки при активації Задачника

Зверніть увагу, що при активації модуля Задачі автоматично створюються дві дошки:

• Адміністративні завдання
• Комунікація з пацієнтами

Ці дошки є тестовими, як і всі задачі та коментарі в них. Вони створені для демонстрації того, як може виглядати робота з Задачами у реальній клініці.

Тестові дошки можна:

• редагувати;
• наповнювати власними задачами;
• або повністю видаляти.

Налаштування статусів

Що таке статуси

Статуси – це колонки на канбан-дошці, які відображають етапи виконання завдань. Задачі переміщуються між статусами залежно від прогресу.

Налаштування статусів:

1. Натисніть кнопку Налаштування у верхньому правому куті, щоб перейти в налаштування дошки
2. Виберіть розділ Статуси та додайте необхідні статуси
3. Встановіть кольорове кодування
4. Відсортуйте колонки в логічному порядку

Перегляд та навігація

Є три режими перегляду дошок:

1. Канбан – класичний вигляд з колонками (основний режим)
2. Список – табличний вигляд всіх завдань
3. Діаграма Ганта – timeline проєктів (готується до випуску)

Для переключення між режимами, використовуйте кнопки, що знаходяться у правому куті, над колонками.

Створення та управління задачами

Щоб створити задачу

1. Натисніть кнопку створення задачі в правому верхньому куті.
2. Введіть назву завдання.
3. Внесіть потрібні параметри.

Кожна задача містить такі Основні поля:

• Автор – хто створив завдання (заповнюється автоматично)
• Відповідальний – хто виконуватиме завдання
• Пріоритет – низький, середній, високий
• Мітки – теги для категоризації
• Пацієнт – прив'язка до конкретного пацієнта (за потреби)

При створенні задачі можна одразу присвоїти будь-який статус в полі “Статус завдання”. Тобто нове завдання може бути створене на будь-якому етапі робочого процесу. 

При поставновці завдання або пізніше можна вказати Терміни виконання:

1. Без терміну – завдання без жорстких дедлайнів
2. Дедлайн – конкретна дата та час завершення
3. Період – дата початку та дата закінчення роботи

Або скористатись опцією Швидкого планування:

• "завтра" – дедлайн на наступний день
• "післязавтра" – дедлайн через день
• "через місяць" – дедлайн через 30 днів
• Або вкажіть конкретну дату та час

Опис завдання

У полі опису можна завантажувати та зберігати всю важливу інформацію про завдання, наприклад:

• Форматування тексту
• Створення списків
• Чек-листи – списки з підзадачами, які можна відмічати
• Додавання гіперпосилань
• Завантаження файлів (фото, документи, аудіо)
• Згадування колег через @ (надсилається сповіщення)
• Запис аудіо-повідомлень з можливістю транскрипції у текст

Переміщення задач

Перетягуйте завдання між колонками затиснувши їх лівою клавішею миші. Статус автоматично оновлюється відповідно до нової позиції. При переміщенні в останню колонку завдання автоматично позначається як завершене.

Робота з чек-листами та підзадачами

Створення чек-листів

Щоб додати чек-лист до завдання, виконайте наступні дії:

1. В описі завдання натисніть кнопку списку
2. Введіть пункти списку
3. Збережіть завдання
4. Відмічайте виконані пункти галочками

Відстеження прогресу

Система автоматично логує всі дії з чек-листами та зберігає наступну інформацію:

• Хто і коли поставив галочку
• Хто зняв відмітку
• Час кожної зміни

Ці дані відображаються в Журналі редагування.

Корисні поради:

• Розбивайте великі завдання на маленькі підзадачі
• Використовуйте чек-листи для стандартних процедур
• Регулярно переглядайте та оновлюйте списки

Комунікація та файли

Коментарі в завданнях

Кожне завдання має власний чат для обговорення деталей. У коментарях ви можете:

• Пишіть коментарі прямо в завданні
• Згадуйте колег через @ для негайного сповіщення
• Ставте реакції на коментарі (лайки, емодзі)
• Відповідайте на конкретні повідомлення
• Записуйте, зберігайте та транскрибуйте голосові повідомлення

Сповіщення

Система автоматично надсилає сповіщення в наступних випадках:

• При згадуванні через @
• При призначенні відповідальним
• При додаванні коментарів до ваших завдань
• При наближенні дедлайну

Розділи для роботи

Дошки

Дошки призначені для роботи в рамках конкретного проєкту. Основні можливості:

• Канбан-вигляд з колонками статусів
• Перетягування завдань між етапами
• Організація завдань за напрямками роботи

Мої задачі

У цьому розділі відображаються всі завдання, де ви призначені відповідальним. Особливості розділу:

• Завдання можуть бути з різних дошок
• Сортування за пріоритетом та термінами
• Зручний огляд персонального навантаження

Всі задачі

Загальний огляд для керівників з наступними можливостями:

• Всі завдання клініки в одному місці
• Розширені можливості фільтрування
• Аналітика по всіх проєктах

Фільтри та пошук

Система фільтрування

Знаходьте потрібні завдання за різними критеріями:

1. За спеціалістами – відповідальний (хто виконує завдання) та автор (хто створив завдання);
2. За статусом – Нові, в процесі, завершені тощо. Можна вибрати кілька статусів одночасно;
3. За термінами – дата початку, дата завершення, прострочені завдання;
4. За категоріями – мітки, пацієнт, пріоритет;
5. Текстовий пошук – за назвою завдання та за текстом в описі та коментарях.

Збереження фільтрів

Робота з фільтрами організована наступним чином:

• Налаштовані фільтри зберігаються автоматично
• Швидке скидання всіх фільтрів одним кліком
• Комбінування різних типів фільтрів

Результати можна сортувати за пріоритетом (від високого до низького), датою створення та датою початку/завершення.

Мітки та категоризація

Що таке мітки

Мітки (теги) – це категорії для організації завдань. Вони допомагають швидко знаходити схожі завдання та аналізувати робочі процеси.

Налаштування міток

Щоб створити мітки для вашої клініки, виконайте наступні кроки:

1. Зайдіть в Загальні Налаштування Задач
2. Виберіть розділ Мітки
3. Створіть нові мітки з назвами
4. Призначте кольори для візуального розрізнення
5. Збережіть налаштування

Використання міток

Мітки дозволяють ефективно організувати роботу:

• Призначайте кілька міток одному завданню
• Фільтруйте завдання за мітками
• Аналізуйте навантаження за категоріями
• Створюйте звіти за напрямками роботи

Нотифікації Задач

У верхній панелі Cliniccards, справа вгорі, розміщена іконка нотифікацій Задач. Вона показує всі сповіщення, пов’язані із завданнями: призначення відповідальним, згадки в коментарях, нові коментарі та інші дії в задачах.

Важливо: тут відображаються нотифікації з усіх клінік, у яких користувач є учасником і де активований модуль Задачі. Тобто, якщо ви працюєте з кількома клініками – всі повідомлення з їхніх задач збираються в одному місці.

При натисканні на конкретну нотифікацію:

• система відкриє відповідне завдання;
• якщо завдання належить іншій клініці, користувача буде автоматично переключено в цю клініку.

Це дозволяє не пропускати важливі дії в задачах і швидко переходити між клініками без ручного перемикання.

Поширені питання та рішення

Q: Скільки дошок варто створювати? Почніть з 2-3 дошок за основними напрямками роботи. Додавайте нові по мірі необхідності.

Q: Як організувати роботу між клінікою та лабораторією? Створіть окремі дошки для кожного підрозділу з власними статусами та процесами.

Q: Чи можна змінювати автора завдання? Ні, автор залишається незмінним. Відповідального можна змінювати в будь-який час.

Q: Що відбувається з протермінованими завданнями? Вони підсвічуються в інтерфейсі. Система не блокує роботу, але показує протермінування.

Q: Чи зберігається історія змін? Так, всі дії логуються в Журналі редагувань.

Задачі в Cliniccards – це потужний інструмент для організації всіх робочих процесів. Почніть з простих дошок і поступово адаптуйте систему під потреби вашої клініки чи лабораторії. Регулярне використання задачника допоможе нічого не забути і тримати всі процеси під контролем.