Для подальшої роботи зі складом потрібно додати товари та матеріали, які використовуються у клініці. Зробити це можна у розділі Склад → Налаштування → Товари.
Для зручності роботи спочатку потрібно створити Категорії товарів на панелі інструментів ліворуч (наприклад пломбувальні матеріали, розхідні матеріали, імпланти, абатменти і т.д.).
Для цього натисніть на кнопку Додати (+) та у новому вікні вкажіть назву категорії товару та за потреби оберіть категорію витрат.
Якщо під час створення категорії товарів вказати Категорію витрат - всі товари з цієї групи за замовчуванням будуть відноситись до вказаної категорії витрат.
Щоб забезпечити детальний аналіз витрат у клініці потрібно розділити усі рахунки від постачальників по категоріям товарів та відслідковувати об’єми витрат по ним. Для цього активуйте опцію Створювати рахунок для постачальника в категорії витрат в розділі Додаткові налаштування складу. Таким чином під час проведення прихідних накладних автоматично створюватимуться рахунки для постачальників в розділі Каси → Витрати. При цьому якщо в одній прихідній накладній будуть різні товари з різних категорій - у такому разі буде створено окремі рахунки в розділі витрати. В кожному з цих рахунків товари будуть згруповані по одній з категорій витрат.
Каталог товарів побудовано за принципом головних категорій та підкатегорій. Тобто, є загальна категорія - Всі товари, від якої походять підкатегорії – наприклад Гігієна, Анестезія, Терапія тощо. Далі, в кожній підкатегорії може створюватися наступний рівень підкатегорії, наприклад Всі товари → Гігієна → Рукавички стерильні.
Далі у потрібній категорії чи підкатегорії можна додати товар.
Для цього клікніть на потрібну категорію чи підкатегорію товарів ліворуч та натисніть кнопку Додати товар.
У новому вікні заповніть усі обов’язкові поля:
оберіть Категорію;
вкажіть Назву товару;
оберіть Бренд (якщо потрібно створити новий, тоді в цьому ж вікні можна створити новий бренд натиснувши на кнопку +);
Артикул - буквено-числовий код товару;
Штрихкод - можна використовувати штрих код виробника або присвоїти товару свій штрих код, який пізніше буде зчитуватися за допомогою сканеру штрихкодів. Через кому можна додати декілька штрих кодів;
Оберіть Формат упаковки. Для більш точного обліку матеріалів потрібно вказувати Формат упаковки товарув тій розмірності, в якій товар постачається на склад;
А в полі “В упаковці” потрібно вказуватимірність, в якій товар списується під час виконання робіт (в режимі ручного або автоматичного списання). Наприклад:
При додаванні товару Рукавички у полі Формат упаковки потрібно встановити розмірність Упаковка. А в полі В упаковці вказати мірність100 штук. Таким чином на склад рукавички постачаються в Упаковках, а витрачаються в штуках. Навіть якщо рукавички приходять на склад в ящиках, все одно вказуйте Формат упаковки - Упаковка;
Категорія витрат - якщо потрібно вести точний облік витрат на закупівлю товарів в клініці, тоді необхідно вести роботу з товарами на складах через накладні, а для кожного товару потрібно вказувати Категорію витрат у картці товару. Щоб встановити для товару категорію витрат спочатку потрібно створити їх перелік у розділіНалаштування → Інше → Категорії втрат. Дізнатися більше про автоматизований облік витрат на закупівлю товарів можна дізнатися у розділі довідки Додаткові налаштування складу.
Параметр Критичний баланс - Ліміт. За допомогою цього параметру можна встановити показники критичного залишку товару на різних складах. Таким чином коли на певному складі кількість даного товару досягне критичного мінімуму – такий товар буде підсвічуватись жовтим кольором. Якщо товар зовсім відсутній на складі - тоді товар буде підсвічуватися червоним кольором.
Параметр Критичний баланс - Замовлення. За допомогою цього налаштування можна встановити кількість товару яка буде вказуватись за замовчуванням у заявці на замовлення на кожен конкретний склад.
Параметр Відображати на складах. Тут можна обрати склади клініки, на яких даний товар може бути доступним для роботи. Тобто співробітники, які працюють на вказаних складах будуть бачити цей товар. Також даний параметр можна налаштувати у розділі Склад → Мої Склади → Налаштування.
Так виглядає заповнена картка товару в cliniccards.
Таким чином побудова каталогу товарів у складі буде мати деревоподібну структуру,наприклад Всі товари → Гігієна → Рукавички стерильні → Рукавички стерильні Medicare.
Для товарів зі списку доступні функціональні кнопки праворуч, які дають змогу виконати такі дії:
За потреби можна скачати список товарів в форматі Excel.
Також в списку товарів можна виконувати Перенесення товару в іншу категорію. Для цього натисніть кнопку Перенесення навпроти потрібного товару, далі виберіть зі списку категорію, в яку потрібно перенести товар та збережіть дію.
навпроти потрібного товару, далі виберіть зі списку категорію, в яку потрібно перенести товар та збережіть дію.
