Методи роботи зі Складом в Cliniccards
Після активації складу в клініці за замовчуванням створюється Головний склад, який може залишатися основним, або можна створити інші склади. Головним вважається склад, на який надходять товари від постачальників. Як правило, за головний склад відповідає головна медсестра або старший адміністратор.
За потреби можна додати склади для кожного з кабінетів, або навіть окремі склади для кожного з лікарів – такий підхід дає змогу вести максимально точний та деталізований облік матеріалів.
Згідно принципу роботи складу в Сliniccards є три методи роботи з ним - простий, метод середньої складності та точний.
Простий метод
За логікою простого методу роботи зі складом:
- В клініці є тільки один склад - Головний.
- Товари постачаються на головний склад, їх прихід фіксується через прихідні накладні.
- При передачі товарів в кабінет або лікарю товари відразу списуються з головного складу. При цьому облік наявності, кількості та вартості товарів в кабінетах не ведеться.
- Можна вести статистику по загальній кількості та вартості матеріалів які було використано в клініці.
- Можна бачити перелік та кількість товарів на головному складі. Проте не можна бачити кількість товарів в кожному з кабінетів, або у кожного лікаря.
- Можна приймати заявки на товари від лікарів, асистентів.
- Можна замовляти товари у постачальників.
- Умова для вибору цього методу – повна довіра до співробітників клініки, оскільки лікарі та асистенти не ведуть списання використаних матеріалів, а також можуть використовувати товари з інших складів. Переваги: метод потребує найменше часу та зусиль на впровадження та ведення. Недоліки: відсутній деталізований облік матеріалів та препаратів, їх фактичної наявності на кожному зі складів. Неможливо аналізувати витрати на закупівлю різних груп товарів.
Метод Середньої складності
При такому підході до роботи зі складом до вищевказаних алгоритмів додаються такі:
- Окрім головного складу створюються склади кабінетів чи лікарів.
- Товари постачаються на головний склад, а їх прихід фіксується через прихідні накладні.
- По мірі необхідності товари передаються безпосередньо на склад кабінету/лікаря через накладну переміщення.
- При цьому товари автоматично списуються з головного складу в момент переміщення.
- Метод середньої складності дає змогу вести статистику по кількості та вартості матеріалів, які були використані кабінетом або лікарем (якщо для кожного лікаря створено свій склад).
- Не можна бачити наявність та кількість товарів в кабінетах, або в шафці лікаря.
Точний метод
Згідно точного методі ведення складу використовуються всі вищевказані алгоритми роботи, а також:
- В клініці створено окремі склади для кожного з лікарів чи кабінетів, куди товари переміщуються з головного складу.
- Після кожного прийому пацієнта товари списуються згідно карт калькуляції послуг. Списання матеріалів може відбуватися автоматично (з можливістю ручної корекції) або вручну.
- Точний метод дає найбільш деталізовану звітність по наявності та кількості матеріалів на усіх складах клініки, їх переміщення між складами, показує перелік та кількість використаних матеріалів, а також дає змогу визначати собівартість виконаних робіт.
Рекомендуємо відносно недорогі матеріали (напр. рукавички, тампони, паперові рушники тощо) не включати в карти калькуляції товарів, щоб не ускладнювати облік. А в карти калькуляції послуг рекомендуємо вносити матеріали середньої та високої вартості.
Недорогі матеріали рекомендуємо списувати одразу при надходженні на склади кабінетів і не навантажувати спеціалістів додатковим обліком цих матеріалів.
