Фінанси

У Cliniccards існує два способи зробити фінансовий розрахунок з пацієнтом:

•   Через швидкий акт.
•   Через акт виконаних робіт із плану лікування.

Кожен із способів має свої особливості та переваги.

СТВОРЕННЯ ШВИДКОГО АКТУ

Розрахунок пацієнта через швидкий акт максимально зручний у тому випадку, якщо пацієнту було надано одноразову послугу та подальше лікування на даний момент не планується. Робота зі швидкими актами виконаних робіт передбачає таку послідовність дій:

1. Створіть швидкий акт. Створити акт виконаних робіт для пацієнта можна двома способами:

•   У Розкладі – у мініатюрі картки пацієнта (при натисканні на візит) – кнопка Створити швидкий акт.
•   У розділі Фінанси картки пацієнта  –  кнопка Створити швидкий акт.

2. Додати маніпуляції з прайсу.

Після натискання на кнопку Швидкий акт відкриється сторінка із чистим бланком акту та прайсом праворуч від нього, з якого слід вибрати маніпуляції. Клік на потрібних позиціях додає потрібні маніпуляції в акт. За потреби вкажіть зону, знижку та кількість. Якщо ви маєте право доступу на редагування цін в актах – ви можете змінити ціну, а також відредагувати назву маніпуляції.

3. Збережіть акт. 

Після додавання позицій з прайсу в акт виконаних робіт натисніть кнопку Зберегти та у вікні підтвердження виберіть потрібні параметри збереження акту, а саме:

•   Роботи виконав – спеціаліст, який виконав роботу та якому після збереження акту буде нараховано заробітну плату
•   Акт склав – спеціаліст, який склав та зберіг акт (це може бути адміністратор чи асистент)
•   Дата – вкажіть дату збереження акту. При цьому в Cliniccards немає заборони збереження акту минулою чи майбутньою датою
•   Призначення – це може бути як звичайний акт (за умовчанням), так і попередній акт, чи акт для страхової.
  Попередні акти дозволяють узгодити з пацієнтом подальший порядок проведення лікування та найчастіше використовуються як пре-інвойс. При створенні попереднього акту виконаних робіт або акту для страхової компанії борг у фінансах пацієнта не формується.

Якщо у попередньому акті вказувати передбачувану дату виконання маніпуляції, то у такому разі за допомогою попередніх актів можна планувати орієнтовний дохід майбутніх періодів у клініці.

•   Діагноз – відображається в акті виконаних робіт у тому випадку, якщо раніше було складено відповідний шаблон акта, в якому через функцію вставки макросу Діагноз було додано опцію відображення діагнозу в бланку акта виконаних робіт. Детальніше дивіться розділ Шаблони актів.
•   Коментар – до цього поля можна додати важливу інформацію про акт.

Внизу вікна знаходяться кнопки Скасувати, Зберегти, а також кнопка Зберегти та фіскалізувати – вона доступна у випадку, якщо в клініці підключено та налаштовано фіскальний реєстратор. Програмний РРО дозволяє фіскалізувати акт під час його збереження. 

Якщо у пацієнта раніше було складено план лікування, у такому разі акт виконаних робіт створюється автоматично на момент виконання маніпуляцій з плану лікування. Докладніше про те, як працювати з планами лікування можна дізнатися в розділі Плани лікування.

Для збереженого акта виконаних робіт можна виконати такі дії:

•   Надрукувати;
•   Надіслати на цифровий підпис та підписати;
•   Завантажити акт у форматі Excel;
•   Змінити виконавця;
•   Створити копію;
•   Редагувати;
•   Вилучити.

Редагувати та/або видаляти акти виконаних робіт можуть лише ті спеціалісти клініки, які мають відповідні права доступу.

Для роботи з фінансами пацієнта у спеціалістів мають бути такі права:

•   Доступ до фінансів пацієнтів – відкриває доступ до вкладки Фінанси карток пацієнтів.
•   Право редагування у часі - визначає період часу, протягом якого фахівець може вносити зміни до збережених ним актів.

Важливо пам'ятати, що акти виконаних робіт, які створюються через плани лікування не можна редагувати безпосередньо. Однак можна відредагувати цей план лікування та виконати інші маніпуляції. Якщо потрібно змінити акт виконаних робіт, який було проведено з плану лікування – такий акт потрібно буде видалити, потім у режимі редагування змінити план лікування та заново виконати потрібні маніпуляції.

За допомогою шаблонів актів можна створити кілька типів актів, призначених, наприклад, для розрахунку з пацієнтами через різні компанії клініки. У редакторі шаблонів актів можна додати будь-яку інформацію, а також через опцію Вставка можна додати дані із системи Cliniccards, які потраплятимуть у цей шаблон акту автоматично (напр. Діагноз, дата наступного візиту, сума боргу пацієнта тощо).

Щоб надрукувати акт виконаних робіт для пацієнта, на бланку відмінному від того, який використовується у клініці за замовчуванням – у вкладці Фінанси картки пацієнта натисніть кнопку Друк акту. На сторінці підготовки акту до друку, натисніть на назву поточного Шаблону акту зліва вгорі і виберіть потрібний вам шаблон з випадаючого списку.
Як створювати шаблони актів виконаних робіт можна дізнатися у розділі довідки Шаблони документів.

ПЛАТЕЖІ ПАЦІЄНТІВ

У Clinicсards створення актів виконаних робіт формує у пацієнта борг на відповідну суму, а створення платежів – покриває цей борг.

Прийняти платіж від пацієнта можна двома способами:

1. У Розкладі – у мініатюрі картки пацієнта (при натисканні на візит) із розкладу;

2. У розділі Фінанси картки пацієнта.

В обох випадках користувачу доступна кнопка Прийняти платіж, натискання на яку відкриває вікно створення платежу пацієнта. У вікні вкажіть фактичну суму платежу, вид платежу, касу, в яку буде прийнято платіж і дату (якщо вона відрізняється від поточної) і за необхідності залиште коментар. Збережіть.

•   Якщо сума актів виконаних робіт збігається із сумою платежів – баланс пацієнта дорівнює нулю;
•   Якщо сума актів виконаних робіт перевищує суму платежів – у пацієнта утворюється борг (відображається червоним кольором);
•   Якщо сума актів виконаних робіт менша від суми платежів – у пацієнта формується аванс (відображається зеленим кольором).

У розділі Фінанси пацієнта також є кілька вкладок, які виконують роль фільтрів за типами фінансових документів пацієнта:

•   Платежі та акти – ця вкладка відображає історію всіх фінансових документів пацієнта. У лівій частині відображається список усіх актів. Натискаючи на відповідні кнопки акти, можна переглянути, редагувати (тільки для швидких актів), друкувати, копіювати, фіскалізувати (якщо в клініці підключений програмний РРО) і видаляти.
  У правій частині знаходиться список платежів та історія зміни балансу пацієнта – підраховується автоматично на підставі актів виконаних робіт та платежів. Платежі можна друкувати, редагувати та видаляти.
•   Чеки та акти – вкладка відображає всі акти виконаних робіт та відповідні фіскальні чеки. Також у цій вкладці ви можете швидко провести фіскалізацію вибраного акту, натиснувши праворуч від нього кнопку Фіскалізувати.
•   Виконані роботи – вкладка відображає усі роботи, виконані фахівцями клініки для пацієнта. За відсутності права доступу до фінансів пацієнтів у розділі фінансів картки пацієнта фахівець зможе переглядати лише перелік виконаних робіт без відображення їх фактичної вартості.
•   Платежі – вкладка містить зведену таблицю з інформацією про всі платежі пацієнта, включаючи вид платежу та ким він був прийнятий.
•   Акти – вкладка містить зведену таблицю з даними про всі сформовані для пацієнта акти виконаних робіт.

Загальні показники щодо платежів пацієнтів можна переглянути у зведених звітах фінансових показників у клініці: Пацієнти з авансом, Пацієнти боржники та Пацієнти боржники за період.