Після того, як у клініці виконані всі потрібні налаштування роботи та відображення розкладу, можна приступати до формування робочого графіка всіх спеціалістів клініки, а також сформувати графік прийому пацієнтів.
Внесення робочих змін лікарів є першим кроком у складанні графіка роботи клініки. Оскільки внесені робочі зміни лікарів дозволяють дуже швидко визначити доступний час для запису пацієнта у міні-календарі графіка роботи даного лікаря. Також вносити зміни лікарів необхідно для того, щоб відстежувати завантаження лікарів та клініки у звіті Навантаження лікарів та Завантаженість кабінетів.
Щоб додати нову зміну фахівця, перейдіть до розділу Розклад, потім поставте курсор на потрібне місце у графіку і натисніть на праву кнопку миші – зі списку виберіть опцію Створити зміну лікаря. Тепер у вікні потрібно заповнити всі поля – лікар, кабінет, дата, час.
Внесені в розклад робочі зміни лікарів виглядатимуть так:
При цьому зеленими крапками в міні-календарі графіка роботи спеціаліста відображаються ті зміни, де є вільний час для запису пацієнтів на прийом. Це спрощує адміністраторам пошук потрібного часу для призначення майбутнього візиту.
Якщо у лікаря вільний час для запису в першій половині дня, то зелена крапка з'являється вгорі поля дати. Якщо час для запису є в другій половині дня, тоді зелена крапка з'являється знизу поля дати. Або в полі дати можуть відображатися дві зелені крапки, якщо час для запису пацієнта є і в першій і другій половині дня.
Для того, щоб у міні-графіку лікаря відображався вільний час для запису, необхідно активувати параметр Мінімально допустимий вільний час у розкладі в розділі Налаштування → Розклад. Після активації цієї опції потрібно задати часовий інтервал, який вважається мінімальною тривалістю візиту у вашій клініці – наприклад, 30 або 60 хвилин.
Після того, як у розкладі внесено робочі зміни лікарів клініки, можна складати графік роботи асистентів.
Внесення до розкладу робочих змін асистентів дозволяє автоматично нараховувати заробітну плату цим спеціалістам, виходячи з кількості відпрацьованих ними годин. Більше про можливості нарахування заробітної плати співробітникам клініки можна дізнатись у розділі довідки Заробітна плата.
Зміни асистентів створюються за тим самим принципом, що і зміни лікарів, тільки для заповнення змін асистентів використовується відповідна вкладка розкладу – Асистенти.
При цьому на один і той самий час у кожному кабінеті можуть бути призначені зміни двох і більше асистентів.
Для того, щоб полегшити та прискорити процес складання графіка роботи асистентів, у вкладці розкладу Асистентів відображається раніше спланований графік прийому лікарів в фоновому режимі.
Внесені зміни роботи асистентів виглядають так:
Переглянути звіт про всі відпрацьовані зміни асистентів можна в розділі Звіти → Зміни асистентів.
Якщо у клініці є спеціалісти немедичного профілю, наприклад, адміністратори, маркетологи, бухгалтери та ін. – можна додати відповідні типи співробітників у розділі Налаштування → Розклад → Типи співробітників. Це дозволить вносити графік роботи цих фахівців у Розкладі у вкладці Адміністратори та ін.
Додати робочу зміну адміністратора можна так само, як і робочу зміну будь-якого іншого спеціаліста в системі Cliniccards – клік правою кнопкою миші (або подвійний клік) у потрібному місці розкладу Адміністратори та ін. та в новому вікні заповніть усі необхідні поля.
Відстежувати робочий графік адміністраторів та інших фахівців можна у звіті Зміни адміністраторів, який дозволяє відстежувати зміни, а також ключові показники ефективності (KPI) адміністраторів та інших співробітників клініки (напр. необхідна кількість записаних пацієнтів за день, дзвінків тощо). д.).
Додати ключові показники ефективності для їх подальшого моніторингу можна в розділі Налаштування → Інше → KPI адміністраторів. Надалі відзначати результати кожної зміни можна через зміни адміністраторів у розкладі або за допомогою звіту Зміни адміністраторів.
Найчастіше заробітна плата таких робітників розраховується з урахуванням погодинних ставок, які можна налаштувати в розділі Налаштування → Зарплата спеціалістів.
Якщо для спеціаліста вказані значення погодинної ставки, то система Cliniccards автоматично розрахує зарплату даному фахівцю виходячи із загальної кількості відпрацьованих годин робочих змін, доданих у розкладі за вибраний період.
Для зручності в роботі можна використовувати гарячі клавіші, які дозволяють швидко виконувати основні дії в розкладі. Наприклад змінювати тривалість змін лікарів, візитів пацієнтів та резервів часу, а також переміщувати їх у графіку за допомогою курсору.
Для цього натисніть лівою клавішею миші на потрібний об'єкт у розкладі – він буде виділений, відповідно ви зможете змінити його тривалість, потягнувши курсором за один або інший край об'єкта, або потягнувши курсором сам об'єкт для його переміщення в розкладі.
Також для зручної роботи з елементами розкладу рекомендуємо використовувати гарячі клавіші:
Крім того, для швидкого заповнення розкладу існує функція Копіювання робочих змін лікарів , якщо у вашій клініці лікарі працюють за встановленим графіком в одних і тих же кабінетах.
