После того, как в клинике выполнены все нужные настройки работы и отображения расписания можно приступать к формированию рабочего графика всех специалистов клиники, а также формировать график приема пациентов.
Составление рабочих смен специалистов является первым шагом в составлении графика работы клиники. Поскольку внесенные смены врачей позволяют очень быстро определить доступное время для записи пациента в мини-календаре графика работы данного доктора. Также вносить смены врачей необходимо для того, чтобы отслеживать загрузку врачей и клиники в отчете Нагрузка врачей и Загруженность кабинетов.
Чтобы добавить новую смену специалиста перейдите в раздел Расписание, затем поставьте курсор на нужное место в графике и нажмите на правую кнопку мыши – из раскрывшегося списка выберите опцию Создать смену врача.
Теперь в открывшемся окне нужно заполнить все поля – доктор, кабинет, дата, время.
Внесенные в расписание рабочие смены докторов будут выглядеть следующим образом:
При этом зелёными точками в мини-календаре графика работы специалиста отображаются те смены, где есть свободное время для записи пациентов на прием. Это упрощает администраторам поиск подходящего времени для записи будущего визита.
Если у врача свободное время для записи в первой половине дня – зеленая точка появляется вверху поля даты. Если время для записи есть во второй половине дня – зеленая точка появляется снизу поля даты. Или в поле даты могут отображаться две зеленые точки, если время для записи пациента есть и в первой и во второй половине дня.
Для того, чтобы в мини-графике врача отображалось свободное время для записи необходимо активировать параметр Минимально допустимое свободное время в расписании в разделе Настройки → Расписание. После активации данной опции нужно задать временной интервал, который считается минимальной длительностью визита в вашей клинике – например 30 или 60 минут.
Также значительно упрощает процесс составления рабочего графика врачей опция Копировать смены работы врачей.
Поэтому если в клинике доктора работают по установленному графику в одних и тех же кабинетах – можно воспользоваться функцией автоматического заполнения графика рабочих смен для докторов в разделе Отчеты → Копировать смены работы врачей.
Чтобы скопировать смены сначала в первом поле календаря выберите временной интервал в котором уже внесены рабочие смены врачей, а затем во втором окне выберите дату будущего периода, начиная с которого нужно скопировать смены. Нажмите кнопку Копировать смены работы врачей. При необходимости можете повторить процедуру.
После того, как в расписании внесены рабочие смены врачей клиники – можно составлять график работы ассистентов.
Также, если внести в расписание рабочие смены ассистентов, система сможет автоматически начислять заработную плату этим специалистам исходя из количества отработанных часов. Больше про возможности начисления заработной платы специалистам клиники можно узнать в разделе справки Заработная плата.
Смены ассистентов создаются по такому же принципу, что и смены докторов, только при этом для заполнения смен ассистентов используется соответствующая вкладка расписания – Ассистенты. При этом на одно и то же время в каждом кабинете могут быть назначены смены двух и более ассистентов.
Для того, чтобы облегчить и ускорить процесс составления графика работы ассистентов, в расписании Ассистенты в фоновом режиме отображается ранее спланированный график приема врачей, с которыми будут работать ассистенты.
Внесенные смены работы ассистентов выглядят следующим образом:
Просмотреть отчет по всем отработанным сменам ассистентов можно в разделе Отчеты → Смены ассистентов.
Если в клинике есть специалисты немедицинского профиля, например, администраторы, маркетологи, бухгалтеры и др. – можно добавить соответствующие типы сотрудников в разделе Настройки → Расписание →Типы сотрудников. Это позволит вносить график работы этих специалистов в Расписании во вкладке Администраторы и др.
Добавить рабочую смену администратора можно так же, как и рабочую смену любого другого специалиста в системе Cliniccards – кликните правой кнопкой мыши (или двойной клик) в нужном месте расписания Администраторы и др. и в новом окне заполните все необходимые поля.
Отслеживать рабочий график администраторов и других специалистов можно в отчете Смены администраторов, который позволяет отслеживать выработку смен, а также ключевые показатели эффективности (KPI) администраторов и других сотрудников клиники (напр. необходимое количество записанных пациентов за день, совершенных звонков и т.д.).
Добавить показатели KPI для дальнейшего мониторинга можно в разделе Настройки → Другое → KPI администраторов. В дальнейшем отмечать результаты каждой смены можно через смены администраторов в расписании или с помощоью отчета Смены администраторов.
Чаще всего заработная плата таких специалистов рассчитывается с учетом почасовых ставок, настроить которые можно в разделе Настройки → Зарплата специалистов.
Если для специалиста указанны значения почасовой ставки, тогда система Cliniccards автоматически рассчитает зарплату данному специалисту исходя из общего количества часов рабочих смен, добавленных в расписании за выбранный период.
Для удобства в работе можно использовать горячие клавиши, которые позволяют быстро выполнять основные действия в системе. Например изменять продолжительность смен врачей, визитов пациентов и резервов времени, а также перемещать их в графике с помощью курсора.
Для этого нажмите левой клавишей мыши на нужный объект в расписании – он будет выделен, соответственно вы сможете изменить его продолжительность потянув курсором за один или другой край объекта, или потянув курсором сам объект для его перемещения в расписании.
Также для удобной работы с элементами расписания рекомендуем использовать горячие клавиши:
Кроме того, для быстрого заполнения расписания существует функция Копирования рабочих смен врачей, в том случае если в вашей клинике доктора работают по установленному графику в одних и тех же кабинетах.
